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La irrupción de la IA ha permitido desarrollar soluciones como un asistente que realiza tareas por ti sin que tengas que ejecutar una compleja serie de pasos

El ser humano ha sido siempre reticente a los cambios tecnológicos. No hay que echar la vista muy atrás en el tiempo para encontrarnos con personas destruyendo equipamientos industriales.

La digitalización de nuestra forma de trabajar y vivir ha llevado esta tensión histórica a un nuevo nivel. Muchas personas se sienten intimidades por la tecnología, pero no pueden escapar de su uso. El presente ya es 100% digital.

Precisamente, las reticencias de muchos profesionales con respecto a programas y software tienen su base en que para poder sacarles partido hay que desarrollar un amplio conocimiento sobre las soluciones y realizar muchas acciones complejas.

La llegada de la Inteligencia Artificial viene a cambiar este escenario. ¿Por qué? Gracias a la IA, las acciones que antes tenía que hacer una persona, ahora puede hacerlo un asistente de IA.

Porque sí, ya puedes trabajar con un asistente que realiza tareas por ti, sin que tú tengas que ejecutar una compleja cadena de acciones para conseguir lo que deseas.

Los tiempos en que para encontrar un dato en un CRM había que realizar 10 pasos han llegado a su fin gracias a un asistente que realiza tareas por ti.

A continuación, te vamos a explicar por qué estamos ante un cambio de paradigma y a qué nos referimos cuando hablamos de un asistente que realiza tareas por ti.

La usabilidad la eficiencia y la rentabilidad como banderas

Desde hace años existen en el mercado programas muy avanzados que permiten a los negocios y a los profesionales digitalizar múltiples áreas y flujos de trabajo.

Sin embargo, estas soluciones han sido empleadas mayoritariamente por grandes compañías, sin que se haya extendido su uso entre las pymes y los profesionales. ¿Por qué?

1. La usabilidad. A menudo, estos programas son muy difíciles de usar salvo que se dispongan de conocimientos técnicos avanzados. De hecho, algunos software de ventas extraordinariamente complejos solo son manejados por ingenieros. Al enfrentarse a esta clase de desarrollo, un empresario o profesional común se encuentra ante una barrera infranqueable porque para conseguir ejecutar una tarea hace falta invertir una ingente cantidad de tiempo y esfuerzo.
2. La eficiencia. Precisamente, el hecho de que una persona tenga que ejecutar múltiples acciones para que un programa realice una tarea supone menoscabar la eficiencia del proceso digitalizador. ¿Para qué usar una solución que no me quita carga de trabajo, sino que la aumenta?
3. La rentabilidad. Los software más avanzados son caros. Y algunas soluciones más asequibles siguen sin convertirse en inversiones rentables porque para sacarles todo el partido se requieren conocimientos y tiempo que la mayoría de las empresas no disponen.

Pues bien, un asistente que realiza tareas por ti le da la vuelta a este escenario. ¿Por qué?

1. La usabilidad es una cuestión prioritaria. El asistente de IA se encarga de hacer los procesos técnicos y complejos. De tal forma que la interacción de un empresario o profesional con esta herramienta es muy sencilla. Básicamente, consiste en importar a su base de conocimiento todos los datos que necesita conocer, conectarla a las herramientas a las que debe tener acceso (por ejemplo, la agenda, el ecommerce o el gestor de stock de un negocio) y, a partir de ahí, pedirle que ejecute tareas de forma autónoma.
2. La eficiencia se eleva de manera notable. Puesto que el asistente de IA lleva a cabo las acciones para las que ha sido programado, sin que ningún humano tenga que pelearse con rutas o datos. En cuestión de segundos se pueden realizar procesos que antes consumían horas de trabajo.
3. La rentabilidad es notable. Un asistente que realiza tareas por ti tiene un precio muy asequible, lo que unido a que no consume ni tiempo ni esfuerzo humano, lo convierte en una herramienta especialmente rentable.

Adiós a la empinada curva de aprendizaje

Como ya hemos ido sugiriendo, la desconfianza con respecto a la tecnología nace, en muchas ocasiones, de lo difícil que resulta aprender a usarla y sacarle partido.

Hasta ahora, muchas soluciones para empresas presentaban una curva de aprendizaje especialmente dura, casi como si fuese la tradicional y exigente subida al alto del Angliru en La Vuelta a España.

Un asistente que realiza tareas por ti se encuentra en las antípodas de esos programas. ¿Por qué? La IA permite automatizar los procesos que se deben realizar para conseguir el objetivo que se persigue.

Por ejemplo, si se desea obtener un KPI de venta, si el asistente de IA está conectado a tu CRM no tienes que seguir una compleja sucesión de pasos, solo pedirle a la IA que te entregue el dato que buscas. Así de sencillo.

Los ejemplos que podemos poner son infinitos. Básicamente, un asistente que realiza tareas por ti no te exige hacer un ingente esfuerzo para aprender a usarlo de forma adecuada y sacarle todo el partido.

Tecnología que elimina tareas en vez de incrementarlas

Un asistente que realiza tareas por ti se diferencia de forma notable con respecto a herramientas anteriores en que para ser empleado no es necesario llevar a cabo complejas acciones.

Una vez que la IA tiene toda la información que necesita conocer sobre un negocio, sus flujos de trabajo y sus procesos de venta y puede acceder a las soluciones clave como el CRM o la agenda es posible:

1. Automatizar acciones. Por ejemplo, responder por WhatsApp a los clientes, hacerles preguntas a los potenciales clientes para poder cualificarlos o redirigirlos a los productos de un ecommerce que están buscando.
2. Realizar tareas a petición de un profesional en segundos. ¿Qué clase de tareas? Búsqueda de datos, envío de recordatorios de citas o de revisiones…

Es decir, que un asistente que realiza tareas por ti no va a aumentar tu carga de trabajo, sino que la va a minorar. Se acabó la era de la tecnología que exigía a las personas realizar acciones mecánicas concatenadas.

¿En qué puede ayudarte un asistente que realiza tareas por ti como un agente de WhatsApp?

A lo largo de este artículo hemos ido apuntando alguno de los usos que tiene un asistente que realiza tareas por ti.

Ahora, vamos a señalar algunos procesos en los que un agente de WhatsApp, un tipo de asistente de IA cada vez más relevante, puede ser clave.

Captación de clientes

En este caso, estamos hablando de un asistente que realiza tareas por ti 24 horas al día, todos los días de la semana. ¿Por qué? Si un negocio tiene un botón de WhatsApp en su web o redes sociales, cualquier cliente o potencial puede escribirle.

El agente de WhatsApp se encarga de responderle y de incentivar la compra de productos o servicios.

Además, también puede recabar toda la información necesaria para preparar presupuestos o redirigir a los clientes a productos de un ecommerce o a las páginas de contratación de servicios de una compañía.

Cualificación de leads

Otra tarea que puede hacer un agente de WhatsApp es realizar preguntas a los clientes potenciales para poder cualificarlos.

Es decir, para establecer qué buscan, qué producto o servicio se aproxima más a sus necesidades y cuál es el nivel de urgencia del cliente para priorizar los casos que deben atenderse con mayor celeridad.

Así, con un asistente que realiza tareas por ti, no tienes que esforzarte por cualificar los leads que entran en tu negocio de forma manual, sino que el agente realiza esta acción e, incluso, puede enviarle el lead al profesional o área de tu negocio que esté mejor preparado para gestionarlo con éxito.

Gestión de pedidos y reservas

Otra acción que puede realizar un agente de WhatsApp es la obtención de los datos necesarios para que un profesional gestione un pedido o una reserva.

Por ejemplo, pensemos en una empresa que tiene un vivero. Si un cliente se pone en contacto con ella un domingo para que le reserve un árbol específico o, si no lo tiene, que se lo encargue, el asistente puede obtener toda la información para que a primera hora del lunes se prepare el pedido o se encargue el árbol. Si, además, el agente está conectado el programa de stock del vivero, podrá decirle al cliente si lo que busca está disponible y tramitar la compra o preguntarle si quiere encargarlo.

Este es solo un ejemplo, en cualquier comercio un asistente que hace tareas por ti puede darte todos los datos que necesitas para gestionar tus pedidos e, incluso, si dispones de ecommerce o control de stock, gestionarlos autónomamente.

Concertación de citas

Un asistente que realiza tareas por ti también es capaz de agendar citas autónomamente, sin que ningún profesional tenga que intervenir. ¿Cómo?

El cliente pide por WhatsApp una cita para un servicio concreto. El agente le pregunta qué día y hora le vendría bien. Después, consulta la agenda del negocio o el profesional y le ofrece un hueco libre que se ajuste a sus demandas. Si el cliente lo acepta, el asistente automáticamente crea la cita en la agenda para evitar que ese hueco sea adjudicado a otro cliente.

Toda la información de la cita se muestra en la agenda: nombre del cliente, dirección en caso de que no sea en la sede del negocio, motivo, etc.

Envío de recordatorios de citas o revisiones

Un asistente que realiza tareas por ti también es capaz de mandar recordatorios automáticos a:

• Los clientes con citas agendadas, con la antelación que tú desees y el número de veces que quieras, para evitar que se olviden de ellas.
• Los clientes que deberían renovar servicios periódicos o efectuar revisiones.

De tal forma que no tienes que enviar los recordatorios de forma manual, ni filtrar tus bases de datos en búsqueda de los clientes que tienen que someterse a revisiones, sino que el asistente realiza esta compleja tarea por ti y en segundos.

En definitiva, con un asistente que realiza tareas por ti puedes comenzar a sacarle el máximo partido a la revolución tecnológica que estamos viviendo estos últimos años.

Los tiempos en que una persona necesitaba formarse y destinar un importante volumen de tiempo para lograr que un programa acciones clave para su negocio han quedado atrás.

Los asistentes de IA permiten automatizar múltiples tareas sin que un profesional tenga que hacer algo para conseguirlo.

Un negocio puede captar clientes por WhatsApp automatizando la resolución de dudas, la remisión a su e-commerce y la reserva de citas

Los tiempos en que un negocio tenía que limitarse a esperar a que un cliente entrase por la puerta hace mucho tiempo que se fueron para no volver.

En plena era digital, comercios, despachos de abogados, clínicas, estudios de arquitectura, empresas de reformas, consultores y demás empresas y profesionales son conscientes de que es posible atraer a nuevos clientes a través de las redes sociales o las webs corporativas.

Pero, además, la irrupción de los agentes de IA ha abierto la puerta a poder captar clientes por WhatsApp automatizando acciones básicas como responder a las preguntas sobre productos o servicios, facilitar su adquisición o contratación o recopilar todos los datos para poder cualificar a los clientes potenciales o presentarles presupuestos.

A continuación, te vamos a explicar cómo puedes usar un agente de WhatsApp personalizado y adaptado a tu negocio para captar clientes por WhatsApp en cualquier momento del día y durante todos los días del año, incluso cuando tu negocio no está abierto.

Captar clientes por WhatsApp incluyendo un asistente en la web y redes sociales del negocio

Hasta ahora, muchos negocios captaban clientes a través de formularios en sus webs, mensajes privados en sus redes sociales y la recepción de emails en los que los clientes explicaban qué buscaban.

Además, claro está, hoy en día la mayoría de comercios cuenta con e-commerce en los que los clientes pueden seleccionar productos, pero en los que no se aclaran sus dudas, lo que puede frenar el proceso de compra.

Frente a este escenario, hoy en día es posible integrar un asistente de IA de WhatsApp en las webs de los negocios y en sus redes sociales. De esta forma, un cliente puede abrir una conversación de forma inmediata con un negocio e iniciarse, así, el proceso de venta.

Entrenar al asistente de WhatsApp para que resuelva las dudas de los clientes potenciales

¿Cómo puede un asistente de IA ayudar a captar clientes por WhatsApp?

El agente es capaz de responder a las preguntas de los clientes sobre los productos y servicios en los que están interesados. Además, también puede hacer recomendaciones de productos en función de las necesidades o deseos de los clientes.

La base de conocimiento del asistente de WhatsApp la fija cada negocio. Lo que permite personalizar al máximo esta herramienta.

Es decir, una empresa le dice al asistente:

• Cuáles son sus productos o servicios y sus características.
• Qué preguntas debe responder y la forma de hacerlo: cercana, profesional, precisa, sugerente…
• Qué áreas no debe tocar. Por ejemplo, es común que un despacho de abogados no desee que el asistente de IA responda sobre cuestiones legales o que una clínica no quiera que esta tecnología haga diagnósticos en función de los síntomas de los pacientes.
• Cómo es el método de compra o contratación y qué acciones debe realizar para captar clientes por WhatsApp: redirigir a los clientes al producto de un e-commerce que buscan, hacer las preguntas necesarias para que un profesional se ponga en contacto con ellos o se les prepare un presupuesto, proponerles agendar una cita…

Recabar automáticamente la información necesaria para cualificar un lead o elaborar un presupuesto

Precisamente, frente al uso del tradicional formulario web, un asistente de IA para captar clientes por WhatsApp permite a los negocios optar por una vía más cercana, precisa e inmediata.

¿A qué nos referimos? El agente puede hacer las preguntas que un negocio necesita realizar para:

• Saber qué quieren los clientes y evitar la generación de leads nulos. Es decir, que personas a las que una empresa no puede ofrecerles lo que buscan llenen formularios que después los profesionales de la empresa tendrán que gestionar.
• Cualificar y priorizar los leads. O, dicho de otra forma, determinar qué área o profesional de un negocio debe hacerse cargo de un cliente y priorizar los leads en función de la urgencia de los clientes o del volumen de negocio que pueden generar. Por ejemplo, pensemos en una empresa de fontanería. Si un cliente se ha quedado sin agua caliente, se trata de una cuestión más urgente que instalarle a otro cliente un retrete.
• Tener claros los datos clave para poder elaborar presupuestos para los clientes ajustados a lo que necesitan. Pensemos, por ejemplo, en una empresa de instalación de paneles solares o aires acondicionados o en un autónomo que instala termos de agua o piscinas.

Remitir al cliente al producto o servicio que busca de forma automática

En muchos casos, no solo se pueden captar clientes por WhatsApp, sino que se puede conseguir que los clientes completen el proceso de compra o faciliten los datos necesarios para reservar productos y tramitar los pedidos manualmente:

1. Si un negocio tiene e-commerce, el agente de WhatsApp puede remitir a los clientes a los productos que buscan o que se ajustan a sus necesidades. Por ejemplo, pensemos en una tienda de ropa, si el cliente le indica al asistente que desea una sudadera azul de una determinada marca, este puede darle el enlace de productos que se ajustan a sus requisitos para que el cliente complete el proceso de compra.
2. Si la empresa no cuenta con tienda online, pero sí con un programa de stock, el agente puede comprobar la disponibilidad de un producto y reservárselo al cliente para que un profesional tramite el pedido. E, igualmente, en algunos negocios como carnicerías o floristerías ni siquiera es necesaria una conexión con el programa de stock. El agente puede registrar pedidos recopilando todos los datos que el negocio necesita para prepararlos. Por ejemplo, en una carnicería, el tipo de carne, el corte y la cantidad. Y en una floristería el tipo de flor, el destino que se le va a dar al arreglo o al ramo y el presupuesto. En estos casos, los clientes pagan una vez que vayan a recoger los pedidos.
3. Además, cuando los clientes no tiene claro qué quieren, el asistente además de captar clientes por WhatsApp es capaz de hacerles recomendaciones tras sondear sus deseos y conjugarlos con los productos o servicios del negocio. Por ejemplo, en una bodega, el agente de WhatsApp puede recomendar vinos concretos o en una librería hacer lo propio con novelas o comics.

Agendar una cita automáticamente y crearla en la agenda

En muchas empresas, captar clientes por WhatsApp se traduce en la posibilidad de agendar citas automáticamente. Por ejemplo, en centros de estética, clínicas dentales o centros de yoga, pero también en empresas centradas en prestar servicios de mantenimiento, en peluquerías o en asesorías o consultorías.

Pues bien, con un agente de WhatsApp es posible automatizar completamente la concertación de citas. Esta solución se integra con la agenda de la empresa y sus profesionales y es capaz de ofrecerle a un cliente un hueco libre que se ajuste a sus deseos.

Si el cliente acepta la cita propuesta, esta se crea automáticamente en la agenda, bloqueando el hueco para que no puedan producirse solapamientos.

Captar clientes por WhatsApp, una evolución natural de la estrategia comercial

En definitiva, captar clientes por WhatsApp es una posibilidad al alcance de cualquier negocio, sin importar su sector económico o su tamaño.

Con un agente de IA no solo es posible captar clientes por WhatsApp, sino automatizar el proceso, delegando en el asistente la interacción con el cliente y consiguiendo que esta tecnología:

• Responda a las preguntas de los clientes.
• Redirija a los consumidores a los productos que buscan.
• Recopile toda la documentación para elaborar presupuestos, hacer reservar o preparar pedidos.
• Agende citas.

Todo ello en tiempo real y a cualquier hora del día, proporcionando a los clientes una atención ágil y cercana e impulsando la capacidad de atraer a nuevos clientes y consolidar a los que ya han confiado en el pasado en el negocio.

Con una plataforma conversacional de IA se puede ofrecer una atención post-venta por WhatsApp a los clientes aunque un negocio esté cerrado

¿Los avances tecnológicos pueden impulsar un trato más próximo a los clientes? Para algunas personas la tecnología enfría las relaciones humanas. Sin embargo, no es así. Hoy en día, una persona puede ver la cara de sus seres queridos aunque haya un inmenso océano entre ellos.

En el ámbito de los negocios, la tecnología no solo sirve para automatizar tareas, reducir el tiempo que se tiene que invertir en realizar acciones o incrementar la productividad.

Gracias a desarrollos tecnológicos como una plataforma conversacional de IA es posible atender a los potenciales clientes y, después, ofrecerles una atención post-venta por WhatsApp continua e inmediata.

Actualmente, muchas empresas están poniendo el foco en su servicio de atención post-venta, conscientes de que puede ayudarles a diferenciarse de su competencia y a fidelizar a los clientes.

Hoy, más que nunca, los consumidores quieren que las empresas respondan a sus dudas, les informen de sus pedidos y se interesen por sus opiniones con la máxima celeridad y mostrando proactividad.

En el terreno de la atención post-venta, las pequeñas y medianas empresas y los profesionales parten con ventaja. Puesto que siempre se han caracterizado por un trato cercano y ágil.

Además, gracias a una plataforma conversacional de IA es posible ofrecer una atención post-venta por WhatsApp continua, automatizando múltiples acciones y respondiendo a los clientes en tiempo real.

A continuación, te vamos a contar cómo puedes poner en marcha en tu negocio un servicio de atención post-venta por WhatsApp que funcione incluso cuando tu empresa está cerrada.

La atención post-venta por WhatsApp, un arma comercial al servicio de los negocios

A nadie se le escapa el uso masivo que hacen los españoles de WhatsApp. Esta aplicación se ha convertido en una herramienta de comunicación sin la que muchas personas ya no podrían vivir.

El uso de WhatsApp no se limita al ámbito personal o familiar, sino que se emplea de forma cotidiana en el entorno empresarial y laboral.

De hecho, muchas empresas ya usan WhatsApp para relacionarse con sus clientes. Por ejemplo, enviándoles recordatorios de citas o informándoles de que ya está disponible un pedido que han hecho.

Por eso, la atención post-venta por WhatsApp puede ser una vía perfecta para relacionarse con los clientes después de que estos hayan adquirido productos o contratado servicios.

Los negocios pueden facilitar su WhatsApp a sus clientes, incluir el número en su material publicitario o añadir un botón de WhatsApp en su web o sus redes sociales para que al clicar en él, un cliente pueda iniciar una conversación.

La atención post-venta por WhatsApp permite:

• Facilitar el envío de consultas por parte de los clientes.
• Resolver sus dudas y peticiones en el menor tiempo posible.
• Contar con un historial de comunicaciones mantenidas.

Además, si se emplea una plataforma conversacional de IA por WhatsApp es posible:

• Automatizar las respuestas a los clientes sobre sus productos o servicios.
• Fijar una serie de reglas para regular cómo el asistente de IA debe responder a los clientes.
• Establecer en qué cuestiones puede responder la plataforma conversacional y cuáles no.
• Contestar a los clientes en cualquier idioma. Lo que facilita la atención post-venta por WhatsApp a clientes de otros países y, así, la internacionalización del negocio.
• Apagar el asistente de IA para responder manualmente a los clientes. Por ejemplo, mientras el negocio esté abierto. Y encenderlo cuando se desee que sea la plataforma la que gestione las solicitudes y preguntas.

Un elemento clave de la atención post-venta por WhatsApp: Informar sobre el estado de los pedidos y gestionar cambios o anulaciones

¿Un servicio de atención post-venta por WhatsApp puede servir para resolver automáticamente dudas sobre el estado de los pedidos o realizar modificaciones sobre los mismos?

Si la plataforma conversacional de IA está conectada al software de gestión de stock o al e-commerce de un negocio sí.

¿Por qué? El asistente de IA puede consultar de forma autónoma la información sobre un pedido, responder al cliente y realizar los cambios solicitados.

En caso de que la plataforma no esté interconectada con la tienda online o la herramienta de stock, puede recabar los datos necesarios para que un profesional lleve a cabo la comprobación del estado del pedido.

En el sector del comercio, muchas de las dudas que se deben resolver mediante la atención post-venta por WhatsApp giran, precisamente, sobre si los pedidos han salido a su destino, si ya se encuentran en la tienda o cuál es el plazo de entrega.

Responder a cualquier duda o incidencia de los clientes de forma inmediata aunque sea enviada a través de un audio

Más allá de las cuestiones que venimos de apuntar, la atención post-venta por WhatsApp también tiene que hacer frente a preguntas y dudas relacionadas con los pagos, el estado de los productos o las devoluciones.

Una plataforma conversacional de IA por WhatsApp puede automáticamente:

• Responder a cualquier duda sobre las características del producto o servicio adquirido por el cliente.
• Informar sobre el plazo de devolución del producto y la forma de devolverlo.
• Escuchar y entender audios de voz enviados por los clientes.
• Solicitar toda la información que se necesita conocer para tramitar devoluciones o solucionar incidencias.
• Pedir y almacenar fotografías en caso de que el cliente informe sobre desperfectos o averías.

Automatizar el envío de una encuesta de satisfacción a los clientes

Otra de las ventajas de gestionar la atención post-venta por WhatsApp empleando una plataforma conversacional de IA es que permite automatizar el envío de encuestas de satisfacción.

Así, se puede programar la plataforma para que envíe de manera totalmente automática un formulario web en el que el cliente pueda valorar su experiencia de compra, su nivel de satisfacción con el producto o servicio e, incluso, la propia atención al cliente.

De esta forma, un negocio puede conseguir:

• Que el cliente sienta que su opinión importa.
• Recopilar valoraciones que puedan ser empleadas dentro de la estrategia de marketing.
• Datos veraces sobre qué aspectos se pueden mejorar y cuáles son sus puntos fuertes.

Recordar a los clientes revisiones y renovaciones

Muchos productos tienen que ser revisados cada cierto tiempo. Por ejemplo, calderas, ascensores, termos de agua… Y muchos servicios tienen que renovarse periódicamente.

Por eso, la atención post-venta debe tener en cuenta estas derivadas.

Mediante una plataforma conversacional de IA se puede añadir a la atención post-venta por WhatsApp el envío automático de mensajes sobre revisiones y renovaciones a los clientes.

E, incluso, el asistente de IA puede concertar citas de revisión en función de la disponibilidad de la agenda del negocio y sus profesionales y las preferencias de los clientes.

De esta manera se consigue construir una relación de confianza con los consumidores, incentivar las ventas y contrataciones de servicios y fidelizar a los clientes.

Enviar automáticamente a los clientes descuentos personalizados para fidelizarlos

Sin marcharnos del ámbito puramente comercial, es importante señalar que la atención post-venta por WhatsApp también puede incluir el envío automático de descuentos para clientes que han comprado productos o contratado servicios.

Así, un negocio puede indicarle al asistente de WhatsApp a qué clientes desea enviarles descuentos y este puede mandar mensajes personalizados que incluyan enlaces al e-commerce de la empresa o incentiven la concertación de citas.

En definitiva, hoy en día es posible ofrecer a los clientes una atención post-venta por WhatsApp continua, ágil, personalizada y automatizada. Gracias a ello, las empresas pueden:

• Ahorrarse ingentes cantidades de tiempo en prestar un servicio de atención post-venta.
• Destacar frente a su competencia dando respuesta a las necesidades de los clientes de forma continua.
• Conjugar talento humano y tecnología para dar la mejor atención post-venta a los clientes.
• Conocer mejor a los clientes.
• Impulsar las ventas gracias a una atención post-venta por WhatsApp focalizada en incentivar renovaciones, revisiones y nuevas compras.

Con una plataforma conversacional de IA se puede responder a los clientes y vender por WhatsApp automáticamente, teniendo en cuenta el stock del negocio

Ya no existe una frontera entre el mundo físico y el digital. Una conversación que mantenemos en persona es tan real y puede condicionar tanto nuestra vida como un audio de WhatsApp.

Nuestra forma de trabajar, relacionarnos y consumir ha cambiado de forma drástica en los últimos años. Y la irrupción de la Inteligencia Artificial está acelerando aún más estos cambios.

Hoy en día, gran parte del tejido productivo ya comercialice sus productos y servicios por canales digitales, como e-commerce o webs corporativas.

Pero la revolución tecnológica nos sitúa ante un nuevo escenario: poder vender por WhatsApp automáticamente.

¿Cómo? Mediante el uso de una plataforma conversacional de IA que es capaz de:

• Conversar con los clientes y hacerles recomendaciones.
• Integrarse con los e-commerce y programas de control de stock.
• Recabar información sobre lo que necesitan los clientes para elaborar presupuestos o agendar citas.

A continuación, te vamos a contar por qué es importante poder vender por WhatsApp automáticamente y de qué forma se puede hacer empleando una plataforma conversacional de IA.

Por qué vender por WhatsApp automáticamente puede suponer una vía de negocio clave

Nivel de penetración de la aplicación, fluidez de la comunicación, atención continua, contar con un historial de conversaciones con los clientes… Hay muchos motivos por los que vender por WhatsApp automáticamente es una vía de negocio estratégica para las empresas y los profesionales.

WhatsApp, una app sin la que la mayoría de la población ya no puede vivir

Más del 80% de los españoles envían diariamente mensajes a través de WhatsApp. Este dato evidencia la hegemonía de esta aplicación en nuestro país.

Entrar en WhatsApp y consultar los mensajes sin leer es lo primero que hacen muchas personas después de apagar la alarma y la última acción que realizan antes de ponerse a dormir.

A través de esta aplicación no solo nos relacionamos con nuestros seres queridos, sino que también realizamos acciones vinculadas a nuestros trabajos o negocios y recibimos recordatorios de citas o revisiones.

Además, cada vez más empresas tienen habilitado el WhatsApp para:

• Atender pedidos.
• Resolver las dudas e incidencias de los clientes.
• Llevar a cabo la atención post-venta.

Es posible abrir la conversación a través de WhatsApp desde la web o redes sociales de un negocio

Precisamente, el creciente uso de WhatsApp como herramienta de negocio está vinculado a que se puede incluir un botón que abra una conversación de WhatsApp en:

• La web de una empresa.
• Cualquiera de sus redes sociales: TikTok, Instagram, Facebook, LinkedIn…

Es más, la conversación se puede iniciar de forma automática. Aquí es donde entra en juego una plataforma conversacional de IA.

Esta clase de solución es capaz de responder inmediatamente a cualquier cliente o potencial que envíe un mensaje de WhatsApp a un negocio.

Atención personalizada 24/7 en la era de la inmediatez

Lo anterior nos lleva a un elemento clave para entender por qué una plataforma conversacional de IA revoluciona la forma de relacionarse con los clientes y permite vender por WhatsApp automáticamente: el asistente de IA puede contestar a cualquier hora del día todos los días del año y lo hace en cuestión de segundos.

¿Cómo se regula la forma de contestar de la plataforma conversacional de IA? Cada negocio puede establecer unas reglas específicas en las que le indique al asistente:

• La información clave sobre la empresa.
• Las preguntas que puede contestar.
• Las dudas que no debe resolver.
• Los datos que debe recabar del cliente o potencial.

Pensemos en una mueblería que tiene conectada la plataforma conversacional a su e-commerce. Puede responder a cualquier pregunta sobre los muebles que se comercializan: disponibilidad, plazo de entrega, dimensiones, materiales, recomendaciones de conservación, etc.

Los negocios cierran, pero el mundo no se detiene

Vender por WhatsApp automáticamente permite a los negocios esquivar una amenaza cada vez más importante: que los clientes busquen a otras empresas para adquirir los productos que buscan o contratar los servicios que necesitan.

En la era de la inmediatez, la paciencia es un bien cada vez más escaso. La intención de compra, un concepto clave en el mundo del marketing, se diluye si no se atiende con la máxima celeridad.

Los negocios no tienen a personas atendiendo a los clientes 24/7, pero estos sí pueden querer adquirir productos o contratar servicios en cualquier momento. Con una plataforma conversacional de IA se puede vender por WhatsApp automáticamente aunque un negocio no esté abierto.

Qué puede hacer una plataforma conversacional de IA para ayudarte a vender por WhatsApp automáticamente

Básicamente, una plataforma conversacional de IA es una solución que responder a los clientes en tiempo real, los redirige a los productos que desean adquirir o recaba toda la información que una empresa o un profesional necesita conocer sobre las necesidades de un cliente para elaborarle un presupuesto.

Ofrecer a tus clientes respuestas a tus consultas

¿Tienes una mesa de madera de roble de 3 metros de largo? ¿Dispones de una lavadora-secadora por menos de 1.000€? Quiero unas zapatillas blancas Adidas… ¿qué me puedes ofrecer? Busco un sauvignon blanc que maride bien con marisco, ¿tienes alguno?

Una plataforma conversacional de IA puede responder a estas preguntas. ¿Cómo? Mediante su interconexión con el e-commerce de un negocio.

Así, puede conocer el catálogo de productos y responder a preguntas sobre ellos.

También puede informar sobre la política de envío, el precio o la disponibilidad.

Redirigir a los clientes a los enlaces de tus productos en tu tienda online para vender por WhatsApp automáticamente

Además, una plataforma conversacional de IA es capaz de enviar a un cliente un enlace directo al producto que busca comprar. De esta forma, un cliente no tiene que esforzarse en buscarlo. La solución lo busca por él y lo lleva a la página donde puede adquirirlo directamente.

Igualmente, si no hay el producto exacto que un cliente busca o este ha hecho una petición abierta, la solución de IA es capaz de enviar enlaces con productos similares o que se ajustan a los requisitos esgrimidos por el cliente.

Recabar todos los datos para gestionar los pedidos manualmente

¿Qué pasa con las empresas que no tienen e-commerce? ¿No pueden vender por WhatsApp automáticamente?

Lo cierto es que estos negocios también pueden sacarle partido a una plataforma conversacional de IA. ¿Cómo?

La solución puede informar sobre los productos disponibles si está interconectada con el programa de gestión de stock de la empresa o si esta le ha facilitado el catálogo de sus productos.

En caso de que un cliente esté interesado en adquirir o reservar un producto, la herramienta puede pedirle todos los datos necesarios para que un profesional pueda gestionar el pedido.

Hacerles a los clientes todas las preguntas clave sobre los servicios que desean contratar y/o agendarles citas

¿Solo pueden vender por WhatsApp automáticamente los comercios y otros negocios que comercializan productos? La verdad es que no.

Las empresas de servicios también pueden vender por WhatsApp automáticamente. ¿Cómo?

1. La plataforma conversacional puede remitir a los clientes a formularios de registro en los que expliquen qué quieren o necesitan. Esta fórmula es muy habitual, por ejemplo, en despachos de abogados, estudios de arquitectura o consultorías.
2. La herramienta también puede hacer a los clientes todas las preguntas que el negocio necesita saber para elaborar presupuestos o filtrar sus leads. De hecho, con una plataforma conversacional es posible gestionar presupuestos por WhatsApp automáticamente.
3. La solución es capaz de agendar citas para que un profesional atienda a un cliente. Puede ofrecerle al cliente huecos libres disponibles y concertar automáticamente la cita, que pasa a mostrarse directamente en la agenda del profesional y del negocio.

En definitiva, vender por WhatsApp automáticamente ya no es una cuestión utópica, sino una vía de negocio real para millones de empresas y profesionales.

Poner la IA al servicio de los negocios es esencial para ayudarlos a crecer. Una plataforma conversacional de IA permite a cualquier empresa o profesional abrir un canal de comunicación directa e inmediata con sus clientes, resolver sus dudas, recomendarles sus productos, filtrar clientes e, incluso, realizar ventas sin tener que llevar a cabo ninguna acción de forma manual.

Gestionar presupuestos por WhatsApp automatizando gran parte del proceso es posible empleando una plataforma conversacional con IA

Para muchas empresas, atender las peticiones de sus potenciales clientes, obtener toda la información que necesitan sobre lo que desean, elaborar los presupuestos, enviarlos y controlarlos para que se conviertan en ventas o contratos es una tarea ardua.

Y, sobre todo, una cuestión estratégica que consume mucho tiempo y recursos.

Pues bien, hoy en día es posible gestionar presupuestos por WhatsApp automatizando la mayoría de las acciones. ¿Cómo?

Mediante una plataforma conversacional de IA por WhatsApp. Esta clase de solución emplea Inteligencia Artificial destilada para amoldarse a la perfección al funcionamiento, singularidades y necesidades de cada empresa, sin importar su sector de actividad.

Empresas de instalaciones, negocios de reformas o construcción, despachos de abogados, asesorías, clínicas dentales… Cualquiera de estas organizaciones puede gestionar presupuestos por WhatsApp automáticamente.

A continuación, te vamos a explicar cómo se puede usar una plataforma conversacional de IA por WhatsApp para atender con la máxima celeridad a los clientes, resolver sus dudas, presentarles presupuestos y hacer un seguimiento de los mismos.

La plataforma conversacional de IA recopila todos los datos necesarios para elaborar presupuestos

A la hora de elaborar un presupuesto es indispensable saber una serie de datos que permiten precisar cuáles son los trabajos que se van a realizar para el cliente: reparaciones, consultorías, asesoramientos legales, gestión de impuestos, instalaciones de placas solares… Podríamos seguir listando ejemplos durante horas.

¿Quiere esto decir que es indispensable que un profesional converse con el cliente para poder hacerle un presupuesto a su medida?

Gestionar presupuestos por WhatsApp con una plataforma conversacional conlleva que esta fase inicial pueda automatizarse completamente.

Cada empresa puede indicarle al asistente de IA qué información debe recabar para poder elaborar un presupuesto.

Así, la plataforma conversacional se encarga de preguntar al cliente interesado en recibir un presupuesto todas las cuestiones que el negocio precisa conocer.

Crea presupuestos automáticamente

Con la información recabada por la plataforma conversacional, un negocio puede proceder a elaborar el presupuesto solicitado por el cliente.

Pero también puede dejar este proceso en manos del asistente de IA.

Es decir, que a la hora de gestionar presupuestos por WhatsApp también es posible automatizar su elaboración. ¿Cómo?

Dándole instrucciones claras a la plataforma de IA sobre los diferentes precios de los servicios que ofrece el negocio.

Por ejemplo, pensemos en una empresa que realiza revisiones periódicas de calderas. Es posible que indique el importe de esta clase de servicio al asistente y que este elabore autónomamente un presupuesto para el cliente.

Lo mismo se puede decir, por ejemplo, de una empresa que instala paneles solares. Un negocio puede estimar no solo el coste de los paneles, sino también de la mano de obra en función de cuántos paneles se deben instalar. Así, puede indicar ambos importes al asistente de IA y este transforma las tarifas en presupuestos adaptados al caso particular de cada cliente.

Gestionar presupuestos por WhatsApp permite, de esta forma, automatizar su creación, ahorrar tiempo y, sobre todo, ser más ágiles a la hora de presentar los presupuestos a los clientes.

Remite por WhatsApp los presupuestos con rapidez y de forma eficaz

Precisamente, la remisión de los presupuestos es un elemento clave al que a menudo no se le presta la suficiente atención. ¿Por qué? Muchas empresas tienen una carga de trabajo tan elevada que la postergan la realización y envío de presupuestos durante días o semanas.

Esto conlleva que los clientes que los esperan pueden recurrir a otros negocios que sean más ágiles o que su intención de compra o contratación se enfríe.

Gestionar presupuestos por WhatsApp permite:

1. Enviar presupuestos inmediata y automáticamente si los crea el propio asistente de IA.
2. Remitir los presupuestos una vez que sean creados manualmente, automatizando el envío.
3. Llevar un control eficaz de qué presupuestos solicitados ya se han enviado y cuáles están pendientes.
4. Atender con la máxima celeridad a las dudas y consultas de los clientes durante esta fase.

Toma el control de la negociación, una cuestión clave al gestionar presupuestos por WhatsApp

Gestionar presupuestos por WhatsApp con una plataforma conversacional por IA permite supervisar la evolución de los presupuestos generados en cualquier momento y de forma cómoda.

¿Por qué? En muchos casos los presupuestos se negocian con los clientes y se reajustan en función de sus nuevas demandas.

El agente de IA puede responder en tiempo real y de forma eficaz a los clientes y recabar sus peticiones.

Pero, además, a través de una plataforma conversacional por IA una empresa puede tomar el control de la conversación y responder directamente a los clientes.

De esta forma, el uso combinado de la IA y el talento de los profesionales permite a las empresas gestionar presupuestos por WhatsApp con la máxima eficacia y, sobre todo, incrementar la tasa de conversión de los presupuestos en ventas.

Envía recordatorios automáticos para clientes que aún no han aceptado sus presupuestos

¿Qué sucede cuando se le ha enviado un presupuesto a un cliente pero este ni lo ha aceptado ni lo ha rechazado? Gestionar presupuestos por WhatsApp también incluye la posibilidad de enviar recordatorios automáticos a los clientes que han recibido presupuestos pero no se han manifestado sobre ellos.

A menudo muchos presupuestos caen en el olvido porque los negocios no tienen la capacidad de hacer un seguimiento exhaustivo y ponerse en contacto con los clientes para recordarles que les han enviado presupuestos y entablar una negociación.

Al usar una plataforma conversacional de IA por WhatsApp se puede automatizar que se envíen mensajes a todos los clientes con presupuestos abiertos con la periodicidad temporal que se desee. Por ejemplo, se le puede indicar al asistente que envíe un mensaje a todos los clientes que recibieron un presupuesto hace más de una semana y no se han puesto en contacto con el negocio.

Agenda citas de forma automática o remitir contratos cuando los presupuestos son aceptados

Además, con una plataforma conversacional de IA se puede ejecutar la última fase del proceso de gestionar presupuestos por WhatsApp: el cierre del acuerdo.

¿Cómo? Si un cliente acepta un presupuesto, la plataforma conversacional de IA puede fijar una cita para que comiencen a realizarse los trabajos contratados o para reunirse con los profesionales a cargo de los servicios.

Por ejemplo, si una persona contrata la instalación de una piscina, puede reservar el día en que comiencen los trabajos.

Esto es posible porque la plataforma conversacional de IA por WhatsApp se integra con la agenda de los negocios y sus profesionales. De tal forma que puede atender las peticiones de fechas de los clientes en función de la disponibilidad de los profesionales. Una vez que el cliente acepta una fecha, la cita queda agendada automáticamente, puesto que la propia plataforma conversacional se encarga de ello.

Además, esta clase de solución también está preparada para enviar contratos para que sean firmados por los clientes y recibir los contratos ya firmados, archivándolos para que no se pierdan y los negocios puedan consultarlos en cualquier momento.

En definitiva, gestionar presupuestos por WhatsApp automáticamente ya es una realidad. Gracias a una plataforma conversacional de IA por WhatsApp, una empresa puede:

• Prestar una atención personalizada, cercana y ágil a sus potenciales clientes.
• Crear manual o automáticamente presupuestos con la máxima celeridad.
• Atender cualquier duda de los clientes y hacer un seguimiento de los presupuestos generados.
• Mandar recordatorios automáticos a los clientes con presupuestos abiertos.
• Finalizar el proceso de compra o contratación.
• Agendar citas o enviar contratos.

Una plataforma conversacional de IA permite a los negocios conocer las necesidades de sus clientes y atenderlas en tiempo real

Seguro que has visto alguna imagen creada con Inteligencia Artificial en la que un brazo humano mantiene un pulso con una extremidad robótica. Esta clase de ilustración se emplea para abordar la gran cuestión de esta era: la relación entre las personas y la IA.

Es indudable que en lo que llevamos de década el crecimiento exponencial de la IA ya ha cambiado para siempre nuestras empresas y hogares. Y esta nueva revolución tecnológica aún está lejos de terminar.

El desarrollo de soluciones y herramientas ya ha demostrado que la IA puede ayudarnos a trabajar de una forma más eficiente y a eliminar tareas improductivas o administrativas.

La colaboración entre la IA y las personas es la clave para que la implementación de esta tecnología sea un éxito en un negocio. Y ahí es donde entra en juega una plataforma conversacional de IA por WhatsApp.

Esta clase de solución permite gestionar de forma integral las comunicaciones con clientes y potenciales.

A través de una plataforma conversacional de IA, tanto un agente de WhatsApp como los profesionales de un negocio pueden dar respuesta a las necesidades de los clientes y ofrecerles una atención personalizada, continua y de excelente calidad.

A continuación, vamos a explicarte en qué consiste una plataforma conversacional de IA, en qué se diferencia de los antiguos bots y cómo se puede emplear en un negocio.

¿Qué es una plataforma conversacional de IA?

Básicamente es una solución que permite a los negocios gestionar las conversaciones por WhatsApp con sus clientes combinando:

• La respuesta inmediata de una IA destilada a la que se le dota de toda la información relevante sobre cada empresa y sus circunstancias particulares, tiene instrucciones claras sobre cómo debe responder y aprende en cada interacción, lo que le permite ofrecer respuestas personalizadas y eficaces.
• La interacción con personas que pueden resolver cuestiones que un negocio no quiere dejar a cargo de la IA. Por ejemplo, aclarar dudas de carácter jurídico en un despacho o médico en una clínica.

¿En qué consiste una plataforma conversacional de IA?

Por un lado, se puede implementar un asistente de WhatsApp en la web de una empresa o facilitar su número a los clientes.

Al escribirle al agente, este puede responder automáticamente a cualquier hora del día si las consultas realizadas entran dentro de su margen de acción.

El agente de WhatsApp no solo lee mensajes, sino que también es capaz de entender mensajes de voz, lo que resulta crítico en un momento en el que muchas personas prefieren comunicarse por esta vía.

Además, también es capaz de:

• Recopilar documentación.
• Gestionar citas (agendarlas, cancelarlas, reprogramarlas…).
• Enviar recordatorios a los clientes sobre citas, revisiones, plazos legales o documentación pendiente.
• Entregar a través de WhatsApp presupuestos o facturas.
• Facilitar formularios para que los clientes cubran toda la información que un negocio necesita conocer. Por ejemplo, sobre una incidencia o para preparar el presupuesto de una obra, una instalación o un proyecto.
• Enviar enlaces a productos de un e-commerce que se ajustan a los deseos de los clientes o a páginas de servicio de las empresas.

Por otro lado, a través de una plataforma conversacional de IA, los profesionales de un negocio pueden:

• Centralizar todas las conversaciones que tienen con sus clientes a través de un panel visual e intuitivo en el que pueden acceder a cada conversación abierta.
• Detener el funcionamiento de la IA para que, por ejemplo, no conteste automáticamente mientras el negocio esté abierto. De tal forma que sea un profesional quien asuma el control de la plataforma conversacional de IA durante el horario de atención al público.
• Responder a cualquier cliente que tiene una duda o pregunta que la IA no está habilitada para aclarar. Esto es muy común, por ejemplo, en lo relativo a dudas de carácter técnico, legal o médico, así como en lo que respecta al cálculo de tarifas y precios.
• Consultar todos los nuevos leads conseguidos a través del agente de WhatsApp y ponerse en contacto con ellos para finalizar el proceso de venta si no se ha completado en la conversación con la IA.
• Extraer toda la documentación e información que necesitan y que el agente de WhatsApp ha recopilado por ellos.

Una plataforma conversacional de IA no es un bot

Las características que venimos de detallar sobre la plataforma conversacional de IA nos permiten vislumbrar que no se trata de un mero bot de WhatsApp.

En los últimos años, muchos negocios han probado bots son resultados poco exitosos. ¿Por qué? Los bots se limitaban a canalizar las peticiones de los clientes a través de múltiples posibilidades, lo que hacía que la conversación jamás fluyese, se cometiesen fallos al responder y se generase una enorme frustración en los clientes.

Además, muchos de ellos eran incapaces de completar tareas administrativas simples, lo que provocaba fallos constantes que dañaban la imagen de las empresas y les causaban una carga de trabajo extra.

En cambio, una plataforma conversacional de IA se sustenta sobre la información e instrucciones que cada negocio incluye en su plataforma. De esta manera, cada empresa entrena a su propio agente de WhatsApp y se garantice que se comporte como desea y que realice exactamente las acciones necesarias para ofrecer una atención de calidad a los clientes y facilitar la contratación o compra por parte de los potenciales.

Si la personalización total de la plataforma conversacional de IA y su capacidad de mejorar continuamente no fuesen suficientes, entra en juego la posibilidad de que la IA y los profesionales trabajen de forma conjunta.

Como ya apuntamos, un factor diferencia de una plataforma conversacional de IA es que el agente de WhatsApp puede contestar automáticamente, dentro de las instrucciones que se la han dado, y, a la vez, un profesional puede comunicarse directamente con un cliente. Lo que garantiza que no se cometan errores y que los clientes y potenciales reciban un trato personalizado, experto y capaz de resolver sus dudas y dar respuesta a sus necesidades y deseos.

¿Cuáles son los principales beneficios de una plataforma conversacional de IA?

El uso de una plataforma conversacional de IA puede ser de enorme utilidad para cualquier organización: empresas de servicios, comercios y e-commerce, instaladores, clínicas, despachos, asesorías, instaladores…

¿Por qué? A raíz de las características que señalamos antes, podemos apuntar algunos de los beneficios de esta clase de solución:

• Captación de clientes 24/7. Una de las ventajas más evidentes de contar con una plataforma conversacional de IA es que permite a cualquier negocio atender las peticiones de un cliente en cualquier momento, aunque no haya nadie trabajando. Así, por ejemplo, un paciente puede agendar una cita en una clínica aunque esté cerrada o solicitar un presupuesto a una empresa de reformas aunque sea domingo.
• Atención continua. En muchos negocios ofrecer una atención permanente a sus clientes es esencial. Con un plataforma conversacional de IA se pueden cubrir las horas en las que un negocio está cerrado y garantizar que los clientes pueden informar sobre incidencias o realizar peticiones urgentes en cualquier momento y desde cualquier lugar a través de un simple mensaje de WhatsApp.
• Ahorro de tiempo en las comunicaciones con clientes. Muchas empresas consumen una ingente cantidad de tiempo en responder a sus clientes, recordarles citas o informarles sobre revisiones o servicios recurrentes. Con una plataforma conversacional de IA se pueden automatizar la mayoría de conversaciones y gestionar de forma manual solo aquellos intercambios de información que exijan la intervención de un profesional.
• Trato cercano y personalizado. Paradójicamente, en un mundo donde la tecnología es cada vez más importante, el trato cercano y la atención posventa se han convertido en elementos centrales para los clientes. Tener un agente de WhatsApp entrenado para ofrecer respuestas en lenguaje profesional y cercano, que sean claras y que respondan de forma eficaz a los clientes es crucial. Además, al permitir que la interacción con los clientes la lleven a cabo, también, profesionales de las empresas, se aumenta el nivel de personalización y eficiencia de las comunicaciones.
• Capacidad de resolución de cualquier petición sin cometer errores. Muchos negocios que probaron bots en el pasado terminaron descartándolos porque no eran capaces de resolver las peticiones de los clientes o su forma de responder provocaba que el proceso de comunicación se alargase hasta la extenuación, generando una enorme desafección entre los clientes y potenciales. Una plataforma conversacional de IA es una solución absolutamente diferente y que está focalizada en facilitar la resolución inmediata de las peticiones y evitar cualquier error o encadenamiento de mensajes que pueda dificultar este proceso. Gracias a que la IA conoce a la perfección cómo funciona un negocio y qué desea que haga por él, es capaz de resolver las peticiones con éxito y, además, aprende de cada interacción. De tal forma que en pocas semanas su nivel de eficiencia es extraordinariamente elevado. Además, cuando no está habilitada a realizar una gestión, recopila todos los datos que un profesional necesita para llevarla a cabo con rapidez y eficacia.
• Impulso de la actividad comercial y de la fidelización de los clientes al atender sus peticiones en cualquier momento de forma eficaz.

En definitiva, una plataforma conversacional de IA no es un mero bot sin ningún tipo de personalización, que no resuelve las peticiones de los clientes de forma inmediata y que proporciona información errónea.

La evolución de los modelos de IA ha permitido ya crear soluciones 100% personalizables, que se optimizan de forma continua y que permiten conjugar la automatización de respuestas con la gestión manual de algunas conversaciones por parte de profesionales humanos.

Ofrece a tus clientes una atención continua, personalizada y de calidad, fidelízalos y atrae a nuevas personas y negocios que pueden estar interesadas en tus servicios y bienes.

Automatizar procesos con IA permite a muchos profesionales centrarse en realizar tareas que aportan un gran valor añadido a sus empresas

«No existe ni presente ni futuro, solo el pasado repitiéndose una y otra vez». Así es como resumió el dramaturgo Eugene O’Neill que la historia fuese un poema plagado de versos que riman entre sí. Más de 200 años después de la primera revolución industrial, nos volvemos a enfrentar a otro cambio de paradigma: la Inteligencia Artificial.

Así como a principios del S.XIX el ludismo intentó frenar la implementación de moderna maquinaria en las fábricas por temor a que miles de obreros perdieran sus trabajos, ahora muchas personas creen que automatizar procesos con IA les va a suponer su despido.

Sin embargo, la historia (sí, otra vez ella), nos demuestra que la muerte del trabajo anunciada en cada revolución tecnológica nunca llega. Simplemente, los profesionales tienen que realizar otras actividades.

En este artículo, te vamos a contar por qué automatizar procesos con IA no solo es beneficioso para las empresas, sino también para los trabajadores que se van a ver liberados de tareas repetitivas y en las que no pueden invertir todo su talento, experiencia y saber hacer.

¿De qué hablamos cuando nos referimos a automatizar procesos con IA?

La desconfianza de muchos profesionales con respecto a automatizar procesos con IA tiene su origen en que esta decisión estratégica suena muy abstracta y parece esconder la intención de destruir puestos de trabajo.

Sin embargo, al automatizar procesos con IA se busca eliminar del día a día de los profesionales tareas mecánicas y repetitivas que las herramientas de Inteligencia Artificial pueden hacer y en las que el talento humano se ve desaprovechado.

Pensemos, por ejemplo, en una solución de IA para empresas de servicios que es capaz de generar presupuestos para los clientes 100% personalizados y que se basan en los precios de material y mano de obra fijados por las organizaciones.

¿Para qué va a estar un comercial picando a mano los datos e importes de un presupuesto si se puede crear automáticamente y de forma inmediata? ¿No estaría mejor invertido su tiempo en realizar actividad comercial visitando a clientes, llamándolos, haciéndoles seguimiento o proponiéndoles servicios que no han contratado aún?

Imaginemos otro escenario. Una clínica que realiza los recordatorios de citas y de revisiones de forma manual. Una tarea que consume muchas horas de un profesional. Pues bien, automatizar procesos con IA implica, en este caso, usar un agente de WhatsApp para enviar automáticamente recordatorios de citas y revisiones.

¿A qué puede dedicar su tiempo el profesional que realizaba esta tarea? Ofrecer un trato más cercano a cada paciente que acude a la clínica, detectar necesidades de los pacientes que la clínica no ha cubierto aún de forma eficaz, diseñar estrategias para aumentar la ocupación de la agenda… Copiar, pegar y enviar mensajes no es una tarea que genere valor añadido, fortalecer la atención al paciente e incrementar el número de personas que confían en una clínica sí lo es.

Automatizar procesos con IA es una oportunidad para fomentar el talento de las personas atrapadas en tareas repetitivas

En todas las empresas de nuestro país hay profesionales que acumulan una enorme experiencia en la gestión empresarial y que pueden aportar valiosas ideas para mejorar la forma de trabajar de un negocio y su capacidad de atraer clientes y generar ingresos.

Sin embargo, este valioso conocimiento se desperdicia al mantener a estos profesionales dedicándose exclusivamente a realizar tareas repetitivas.

Automatizar procesos con IA permite a los negocios liberar a trabajadores que saben a la perfección cómo es su forma de trabajar, cuáles son sus puntos fuertes y dónde se puede mejorar.

Además, no debemos perder de vista de que muchos de los profesionales que realizan procesos automatizables mantienen un trato directo con clientes y proveedores y, por lo tanto, conocen sus necesidades y deseos.

Pensemos, por ejemplo, en la persona a cargo de la recepción de un despacho de abogados. Este profesional dedica una enorme parte de su jornada a agendar citas, enviar recordatorios a clientes y mandar facturas por los servicios prestados por el despacho. Estos procesos son automatizables usando soluciones de IA.

Sin embargo, su profundo conocimiento del negocio y de los clientes puede emplearse para:

• Ofrecer un trato personalizado a cada cliente que entra en el despacho.
• Filtrar con mayor precisión a los clientes y distribuirlos entre los diferentes abogados en función de las necesidades de los clientes y del expertise de cada profesional.
• Conocer aún mejor las necesidades de los clientes y realizarles ofertas de servicios de asesoramiento jurídico adaptadas a sus casos particulares.
• Detectar tendencias sobre las necesidades de asesoramiento legal de las empresas y los ciudadanos.
• Diseñar y ejecutar campañas comerciales para ampliar el ticket de cada cliente.
• Gestionar de forma proactiva las redes sociales y los activos digitales para convertirlos en canales de captación de clientes.
• Poner el foco en las facturas impagadas para reducir la morosidad haciendo un seguimiento personalizado de cada caso.

En todas estas tareas el factor humano es crítico. Automatizar procesos con IA no va a opacar el talento de las personas, sino más bien al contrario, lo va a potenciar al liberarlas de tareas que las constreñían.

Lo que está claro ya es que la irrupción de la IA va a obligar a los profesionales que realizan tareas automatizables a salir de su zona de confort y a llevar a cabo acciones que ahora no pueden realizar por falta de tiempo.

Dicho de otra forma, automatizar procesos con IA supone liberar a los profesionales para que lleven a cabo tareas de gran valor añadido y que pueden reportar grandes beneficios a sus empresas, a la vez que les permiten crecer profesionalmente y consolidar el rol que juegan en sus organizaciones.

Mantener en funcionamiento una empresa 24/7

Además de incentivar el talento, automatizar procesos con IA permite a los negocios seguir captando clientes y ofrecerles a los clientes una atención personalizada las 24 horas del día y todos los días del año.

Quiero encargar un libro, pero mi librería de confianza no abre hasta dentro de dos días. Si cuenta con un agente de WhatsApp puedo realizar mi pedido en el momento en que quiera, evitando que se me olvide o que busque otra alternativa.

Pongamos otro ejemplo. Una comunidad de propietarios acuerda contratar un servicio de limpieza. Si una empresa tiene un bot que genera automáticamente presupuestos a partir de la información suministrada por el cliente (horas semanales que se desean contratar, superficie a limpiar, uso del espacio…) puede enviarle una propuesta comercial automáticamente sin importar si sus agentes están trabajando en ese momento o si ya finalizó su jornada laboral. Así, cuando los comerciales vuelvan a trabajar pueden consultar los presupuestos enviados y hacer un seguimiento personalizado escribiendo a los potenciales clientes o llamándolos para destacar las ventajas de sus servicios y desplegar todas sus estrategias comerciales.

Para muchos negocios, automatizar procesos con IA implica conseguir que estos procesos se lleven a cabo de forma continua. Lo que resulta crítico en la era de la inmediatez.

¿Es posible automatizar procesos con IA en todas las empresas?

La respuesta corta es que sí. Pero lo importante es determinar qué procesos son automatizables, en qué casos la automatización puede ser más beneficiosa y cuáles son las soluciones de IA más adecuadas para cada negocio.

Ahí es donde entra en juego la auditoría de IA para negocios. Esta clase de análisis, efectuado por profesionales con conocimientos sobre Inteligencia Artificial y experiencia en el ámbito empresarial, permite detectar las oportunidades de automatización y casarlas con herramientas que permitan automatizar procesos con IA.

Así que antes de automatizar procesos con IA es importante detectar qué tareas repetitivas consumen muchas horas de trabajadores, evaluar la existencia de otros procesos que también son automatizables y buscar soluciones de IA que se adapten a la inversión que la empresa desea hacer y a las tareas concretas que se tienen que ejecutar.

Reducir costes a la vez que se aumentan los ingresos

Otro de los grandes beneficios de automatizar procesos con IA es que permite a las empresas reducir costes y aumentar sus beneficios. ¿Por qué?

• El coste de automatizar procesos con IA es notablemente inferior al gasto que supone dedicar muchas horas de trabajo a ejecutar estos procesos.
• Las horas que los trabajadores no tienen que invertir en realizar tareas improductivas las pueden dedicar en llevar a cabo acciones que redunden en la captación de nuevos clientes, la detección de nuevos nichos de negocio y la fidelización de los clientes que ya confían en una empresa.
• La posibilidad de atraer clientes, contratos o citas mediante una atención continua gracias a la IA también impulsa la obtención de ingresos y beneficios.

En definitiva, aunque muchos profesionales creen que automatizar procesos con IA no les conviene a nivel laboral, porque temen que esta tecnología les deje sin trabajo, lo cierto es que se encuentran ante una enorme oportunidad laboral.

Aunque pueda resultar paradójico, la expansión de la Inteligencia Artificial pone en valor a la Inteligencia Humana. Al liberar a los profesionales de tener que realizar tareas repetitivas, les dejan tiempo para realizar acciones que contribuyan a fortalecer la posición en el mercado de sus empresas, generar ventas o reservas e incrementar sus ingresos. De tal forma que se conviertan en profesionales de gran valor para sus empresas.

Una auditoría de IA para negocios permite analizar los procesos de una empresa y determinar qué herramientas de IA permiten automatizar tareas improductivas

¿Cuántas veces hablas con ChatGPT, Claude o Gemini al día? La IA ya forma parte de nuestro día a día, tanto en el terreno personal como en el profesional.

Aunque la IA generativa ha copado la atención de la opinión pública, lo cierto es que existen en el mercado múltiples soluciones de IA pensadas para optimizar la forma de trabajar de las empresas. Y no estamos hablando solo de las grandes compañías, sino también de las pymes y los autónomos que conforman el grueso de nuestro tejido productivo.

De hecho, el último estudio de Digitalización de la empresa española, elaborado por los Servicios de Estudio de UGT, señala que 1 de cada 5 empresas de nuestro país ya usan Inteligencia Artificial para llevar a cabo sus actividades. Además, este estudio señala que este porcentaje prácticamente se duplicó entre 2024 y 2025.

Todo hace prever que el crecimiento exponencial del uso de IA en el tejido productivo va a proseguir en los próximos años, hasta que el porcentaje de empresas que emplean soluciones de IA sea similar al de uso de internet en los negocios: 99%.

Mediante una auditoría de IA para negocios, las empresas pueden detectar procesos automatizables y saber de qué forma se puede emplear la Inteligencia Artificial para dejar de realizarlos de manera manual.

¿No tienes muy claro en qué consiste una auditoría de IA para negocios y por qué cualquier empresa debe someterse a una? Continúa leyendo.

¿En qué consiste una auditoría de IA para negocios?

Básicamente, una auditoría de IA para negocios se compone de cuatro grandes fases:

1. La empresa autoevalúa sus necesidades para detectar por sí misma acciones que están realizando personas, pero que no requieren talento humano. Por ejemplo, que un taller envíe recordatorios de revisiones de coches a sus clientes. De esta forma, los negocios pueden listar tareas que les gustaría automatizar.
2. Los expertos en auditoría de IA para negocios conversan con los responsables de la empresa y analizan la documentación que esta les facilite sobre su forma de trabajar y sobre sus procesos diarios.
3. Los profesionales estudian en profundidad toda la información y documentación recopilada, así como las soluciones de IA existentes que se ajustan a las necesidades del negocio.
4. Se presenta a la empresa un informe de la auditoría de IA para negocios en el que se establecen qué procesos son automatizables y qué herramientas se pueden emplear para conseguirlo. Además, se prioriza la adopción de soluciones de IA teniendo en cuenta los potenciales beneficios, el impacto en el negocio, la inversión que se debe realizar y las prioridades empresariales.

En función de sus objetivos estratégicos, la empresa auditada puede:

• Decidir qué herramientas de IA necesita.
• Confeccionar un calendario de implementación.
• Buscar proveedores de IA y comparar precios.

Además, es importante señalar que, en muchos casos, los encargados de realizar una auditoría de IA para negocios ofrecen, también, soluciones que se adaptan a las necesidades y presupuesto de la empresa. Lo que agiliza y facilita la implementación de la tecnología.

¿Quién realiza una auditoría de IA para negocios?

Básicamente, detrás el equipo que realiza una auditoría de IA para negocios debe estar conformado por dos tipos de perfiles:

• Profesionales especializados en el desarrollo de sistemas de IA para empresas.
• Expertos en asesoramiento empresarial con un amplio abanico de conocimientos sobre finanzas empresariales, organización de equipos, flujos de trabajo o estrategia comercial.

O lo que es lo mismo, una auditoría de IA para negocios debe ser realizada por un equipo en el que se incluyan roles técnicos y profesionales con experiencia en el ámbito empresarial y/o comercial.

Los segundos son esenciales para detectar los procesos que se pueden automatizar y estudiar qué impacto puede tener ello en el modelo de negocio de una empresa. Mientras que los primeros pueden unir las necesidades con herramientas de IA que les den respuesta.

¿Por qué es recomendable realizar una auditoría de IA para negocios?

La era en la que la tecnología más avanzada estaba al alcance solo de las grandes compañías ha llegado a su fin. Hoy en día, las pymes y los autónomos pueden contratar soluciones de IA que les ahorren carga de trabajo y les permitan captar más clientes e ingresos sin tener que hacer grandes desembolsos. Pero para saber en qué áreas se debe implementar esta tecnología es indispensable someterse a una auditoría de IA para negocios.

Algunas de las ventajas de esta clase de análisis son:

1. Contribuye a que una empresa no se quede atrás con respecto a su competencia. Los negocios que no implementen la IA a tiempo se van a encontrar en una situación de desventaja con respecto a su competencia que sí lo haga.
2. Muchos empresarios y responsables de empresas o departamentos no tienen un amplio conocimiento sobre la IA y las posibilidades que les ofrece a sus empresas. Mediante una auditoría de IA para negocios pueden obtener una panorámica nítida de lo que esta tecnología puede aportarles.
3. Permite encontrar herramientas de IA que se amolden a las necesidades detectadas por la empresa y automatizar procesos que claramente son improductivos y no requieren la participación de profesionales.
4. Contribuye a vislumbrar necesidades u oportunidades que no se habían detectado o a replantearse procesos que se estaban haciendo de forma manual, pero para los que ya existen soluciones de Inteligencia Artificial.
5. Una auditoría de IA para negocios permite trazar una hoja de ruta basándose en el análisis de expertos y realizar inversiones en IA sólidas que vayan a generar beneficios evidentes y palpables.

En definitiva, someterse a una auditoría de IA para negocios no solo es altamente recomendable, sino que se trata de una decisión estratégica clave que puede contribuir a que una empresa comience a sacarle partido a la Inteligencia Artificial.

Esta tecnología disruptiva evoluciona de forma continua y a gran velocidad. Lo que hasta hace un par de años parecía imposible, ahora se puede automatizar.

Un despacho puede usar un agente de WhatsApp para cualificar los leads que entran a través de su web e informar sobre sus servicios. Una clínica puede programar el envío de recordatorios de citas por WhatsApp. Una librería puede enviarles mensajes automáticos a sus clientes cuando llegan los libros que han encargado nada más registrar el albarán en su programa de gestión. Una empresa de servicios puede crear presupuestos de forma automática y remitírselos a sus potenciales clientes.

La automatización de procesos en las empresas aspira a ser infinita.

Una auditoría de IA para negocios ayuda a aterrizar en el día a día de las pymes y los autónomos la tecnología clave de nuestra era.

Los negocios necesitan poder enviar recordatorios de revisiones pendientes de forma automática para fidelizar a sus clientes y aumentar sus ingresos

Cuando aterrizas en cama después de un largo día… ¿eres consciente de todo lo que has hecho desde que pusiste un pie en el suelo por la mañana? Realizamos tantas acciones en nuestro día a día que, a menudo, tenemos la sensación de que las horas se nos escapan entre los dedos y somos incapaces de hacer todo lo que nos gustaría, tanto en el ámbito personal, como en el terreno profesional o empresarial.

Además, el frenesí de nuestras jornadas diarias trae consigo otro riesgo: que nos olvidemos de cuestiones relevantes. Por ejemplo, acudir a una revisión de la vista o fijar una cita para que un profesional revise la caldera de casa.

Por todo ello, es fundamental que las empresas sean capaces de enviar recordatorios de revisiones pendientes de forma automática.

De tal manera que mediante un simple WhatsApp un taller mecánico pueda avisar a un cliente de que debe cambiar el aceite de su coche o una clínica dental informar a un paciente de que debe someterse a una limpieza bucal.

A continuación, vamos a hacer hincapié en los beneficios de enviar recordatorios de revisiones pendientes automáticamente, apuntar en qué sectores es fundamental esta tarea y de qué manera se puede llevar a cabo.

¿Por qué es clave poder enviar recordatorios de revisiones pendientes de manera automática?

Como apuntamos antes, los días no son eternos y eso conlleva que dejemos muchas tareas que podrían resultarnos beneficiosas no se lleven a cabo.

Esta cuestión se nota de forma notable en los negocios.

De hecho, muchas empresas no disponen del tiempo necesario para enviar recordatorios de revisiones pendientes de forma manual a sus clientes. Lo que implica que no realicen esta clase de actividad que es clave a la hora de:

• Fidelizar a los clientes y evitar que contraten servicios de revisiones periódicas con otros negocios.
• Resolver un problema clásico en lo relativo a las revisiones: que los clientes se olviden de ellas.
• Aumentar los ingresos obtenidos.
• Llenar sus agendas con revisiones que, de otra forma, no se llevarían a cabo.
• Construir una relación de confianza con los clientes y ofrecerles una atención personalizada y cercana.

Por suerte, a raíz del auge de la Inteligencia Artificial, las empresas pueden enviar recordatorios de revisiones pendientes automáticamente. De tal manera que los agentes de WhatsApp se encargan de mandar mensajes personalizados a los clientes, sin que los negocios tengan que hacer nada más que decirles qué clientes tienen revisiones pendientes y en qué consisten estas revisiones.

De hecho, si la empresa trabaja con un programa de gestión, el agente de WhatsApp es capaz de interconectarse a él y recoger los datos sobre clientes con revisiones pendientes de forma automatizada.

El ahorro de tiempo es mayúsculo y la capacidad de generar ingresos recurrentes que, de otra forma, podrían no obtenerse, también.

¿En qué sectores es clave enviar recordatorios de revisiones pendientes?

Cientos de miles de empresas que operan en múltiples sectores económicos realizan revisiones. Podríamos elaborar un listado casi infinito, pero vamos a poner el foco en sectores para los que enviar recordatorios de revisiones pendientes es esencial:

1. Clínicas. En el ámbito sanitario las revisiones son críticas para la salud de los pacientes. Y, sin embargo, es común que las personas se olviden de acudir a revisiones con médicos, dentistas u otros profesionales sanitarios. Por eso, los centros necesitan agentes de WhatsApp para clínicas que les permitan enviar recordatorios de revisiones pendientes automáticamente.
2. Electricistas, empresas de instalación, fontaneros, ascensoristas… En este sector las revisiones periódicas son esenciales para garantizar que las instalaciones funcionan adecuadamente. Además, en muchos casos las revisiones son una obligación legal. Con un agente de WhatsApp para electricistas e instaladores es posible avisar a los clientes de que toca la revisión de una caldera, una instalación de energía renovable o un ascensor y facilitar, así, que contraten este servicio.
3. Talleres mecánicos y otras empresas de servicios. Si hay una revisión exigida legalmente que conocemos todos los ciudadanos es lo que comúnmente denominamos «pasar la ITV». ¿Y si nuestro taller nos avisara de que ya nos toca acudir a la ITV y nos recordara que es recomendable revisar el coche para asegurarse de que pasa la revisión oficial? Además, no podemos perder de vista la revisión del aceite y otras revisiones recomendables para cuidar los vehículos. Con agentes de WhatsApp para empresas de servicios es posible automatizar el envío de recordatorios de revisiones no solo por parte de talleres, sino también de otros negocios que presten servicios recurrentes o que por su naturaleza deban ser revisados de forma periódica.
4. Despachos de abogados. Sí, en el sector legal también se lleva a cabo revisiones. Sobre todo, en el terreno del compliance para las empresas. Así, de forma periódica los negocios tienen que formar a sus trabajadores en materia de prevención de riesgos laborales, actualizar su registro retributivo o evaluar la eficacia de su plan de igualdad. Con agentes de WhatsApp para abogados es posible informar a los clientes sobre servicios que se deben prestar periódicamente.

¿De qué forma se pueden enviar recordatorios de revisiones pendientes de forma automática?

Como ya señalamos antes, esta tarea se puede llevar a cabo mediante el uso de un agente de WhatsApp que permita:

• Enviar recordatorios de revisiones.
• Establecer con qué antelación se deben enviar estos mensajes.
• Fijar el tono y el lenguaje que debe usar la herramienta de IA.
• Informar al cliente por qué debe de contratar una revisión, sobre todo, cuando entran en juego cuestiones de índole legal.
• Responder al cliente sobre cualquier duda que le surja con respecto a la revisión, incluido el precio del servicio.

¿Es posible facilitar la reserva de citas al enviar recordatorios de revisiones pendientes?

Sí. Se puede programar el bot de tal manera que no solo proceda a enviar recordatorios de revisiones pendientes sino que también sea capaz de:

• Concertar citas automáticamente si está conectado con la agenda del negocio y de sus profesionales. De tal forma que le ofrezca al cliente huecos libres que se ajusten a sus necesidades y peticiones.
• Facilitar un enlace a la agenda para que sea el cliente el que reserve autónomamente una cita.

De esta forma, enviar recordatorios de revisiones pendientes se convierte en una acción comercial de primer nivel que facilita la contratación directa de revisiones.

TalesIA, una herramienta capaz de enviar recordatorios de revisiones pendientes por WhatsApp

TalesIA es una solución que es capaz de enviar recordatorios de revisiones por WhatsApp de manera automática. De tal forma que una empresa puede realizar esta tarea de gran valor añadido a nivel comercial, sin consumir tiempo en mandar manualmente los mensajes a los clientes.

Este agente de WhatsApp ha sido diseñado para aprender de forma continua y perfeccionar la forma en que le escribe a los clientes e interactúa con ellos.

Gracias a esta herramienta, clínicas, talleres o empresas de instalación no tienen que renunciar a enviar recordatorios de revisiones pendientes porque no tienen tiempo para realizar esta tarea.

El bot es capaz de recoger los datos sobre las revisiones y los clientes de los programas de gestión o procesar listados de clientes a los que se les debe impactar para informarles sobre revisiones que tienen pendientes.

De tal manera que, autónomamente, envía los recordatorios de revisiones y facilita la reserva de citas para llevarlas a cabo.

En definitiva, hoy en día, los negocios no tienen que renunciar a una vía de generación de negocio tan atractiva como la realización de revisiones.

Con un agente de WhatsApp como TalesIA es posible enviar recordatorios de revisiones pendientes de forma automática, fidelizar a los clientes e impulsar la obtención de ingresos.